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天冰冷饮---牵手助飞,天冰冷饮实现多方共赢

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企业背景

长沙天冰冷饮有限公司成立于2002年8月,是一家集研发、生产、销售为一体的较大规模冰淇淋生产企业。2005年2月率先通过湖南省冷饮行业“qs认证”。2006年12月评为"湖南省著名商标”。公司产品立足湖南,并不断辐射至江西、广西、广东、福建等省份。“天冰”冰淇淋现已成为一个强势的地区性名牌产品。
公司占地面积近2万平方米。其中综合办公楼、宿舍楼面积4500平方米;生产车间拥有七条科技含量较高的流水生产线,生产车间面积为3000平方米;冷库、原材料库面积有3000多平方米。生产旺季员工达800余人,可日产各类优质冰淇淋4万余箱。

企业特性与特点

分析天冰的主要经营模式,天冰是一家典型的生产批发企业,完全可以用一套比较规范的方式对其进行管理。面临的主要问题和关键需求可以总结如下:
1、 客户数量众多,订货处理及物流配送过于复杂,以往的系统无法有效支持。天冰的客户分两类,一部分是市内业务包括便利店、超市、大卖场和单店等,均是单独配送,但结算有些是与总店结算,有些是与门店直接结算。第二部分是市外业务和贸易业务,基本都是送货和结算单位相同。由于便利店、超市、大卖场和单店数量众多,而且订货处理各有差异,有些是总店直接订货,有些又是天冰的订货员根据客户的库存直接订货,管理过程就非常麻烦。另外,面对这些多订单,目前是完全手工进行分类排车和出货,工作量比较大,不仅容易出错,而且配送的效率和成本都比较高。
2、 退货量大,需要通过进行客户信息的监控和退货处理的控制。由于历史原因,目前公司退货量非常大,对企业的正常经营带来了很多干扰,天冰希望在未来能以管理客户库存的方式来降低退货量和库存量,比如目前农工商超市已经将自己的库存资料和日销售资料在网上公布,天冰希望在系统中能实现查询到农工商的日库存,对外地的一些退货量大的重点客户,也希望能逐步在系统中进行库存控制。但就目前而言,关于退货复杂的入货处理、帐务处理已经构成了非常大的困惑,也需要迫切解决,退货分换货和真正的退货两类。退货时由于和对方就价格方面没有协商好,客户退货入库前,需进行质量检验,根据检验结果的不同种类决定成品的入库库别,目前仓库接收来的退货单只管数量信息,没有价格信息,导致了库存信息不准,而且现行系统中没有处理退货内容,目前财务有大量的退货没有处理,财务帐上的库存和实际的库存无法一致。
3、 价格体系管理以及促销等的价格管理还不能通过系统进行规范。销售价格体系市内基本是统一的出厂价,个别也有客户是各自的价格协议,市外是每个客户有一套价格协议,价格协议通常按年来签订。不过由于没有硬性地限制,价格管理还是有人工调整的可能,仍然会有一些违规操作。另外关于“买一送一”等促销业务,产品数量与价格的管理也有待改进和规范,目前的处理方法不利于库存管理,数量、成本的核算都可能带来数据归口不一致的问题。
4、 成本核算不准确,不利于日常控制。目前财务采用的存货计价方式为月加权平均,月末根据原材料消耗吨数和人工费用、制造费用等计算出产成品成本,和期初数进行加权平均,再根据单位成本*销售数量进行销售成本结转。这种方式的优点是处理相对比较简单,一般适用于手工处理。缺点是信息处理滞后,不利于日常控制,采用信息系统后,就需要用更先进更实时的移动加权平均法。
5、 财务单据与实物匹配不上,经常出现财物不相符的情况。由于退货处理中,单据经常出现对应不清的情况,使财务人员无法正确核销发票,导致和客户的对账不一致。而且帐扣的发票的入账处理不及时、审批的周期过长等情况,降低了工作效率,延误了财务对应收帐款的核算,使得财务处理中差错率比较大,而且与实际库存也存在一定的差异。

系统选型与实施

2012年5月起,天冰公司按企业的这些问题的需求开始了新一轮的ERP系统选型,但作为一家民营企业,由于经费所限,同时更希望能找到一家价廉物美的供应商,帮助企业解决这些问题,选择的周期就相对较长。天冰公司经过多次了解和考察,直到9月份,他们下定决心使用助飞的ERP系统。
针对天冰目前面临的主要问题,助飞公司提出了分两期对天冰进行系统的实施,第一期主要是先把销售业务、财务业务等关键流程规范起来,保证系统数据的准确性和实时性,第二期再在第一期的基础上进行电子商务,拓宽销售渠道,提高信息的利用价值。通过这种循序渐进的方面逐步积累最后达到通过信息化提高管理效率的目标。一期的项目于2012年12月初正式启动,2013年6月底正式上线,并于9月中旬实现老旧系统的切换,天冰主要的问题基本都得到了解决,取得的效果也非常明显。

实施效益

总结该项目为天冰所带来的效益,除了日常经营过程中处理效率提高、管理更加规范、流转速度加快、人工处理减少等一些细节上的优势外,天冰信息化的效益在整体上可以归结为以下几方面,真正达到了向信息化要管理效率的目标:
首先是彻底取代了原来分散的销售管理系统, 使天冰在长沙市各地分支机构的业务活动完全统一在一个平台之上,跨地域的操作和整合的数据平台使天冰的管理层随时随地了解公司及客户的经营状况,真正拥有了一个集成的业务经营信息平台。特别是业务与财务的一体化, 大大提高了公司对业务及财务状况的及时监控效率. 消除了原有的财务滞后效应,如由于应收帐款统计在时间和数量上的准确性,应收帐款的回收期明显缩短,回收率也提高了10%以上。在这一平台之上,业务处理的便捷性、总部对各分支机构的控制力度明显加强,达到了通过信息化提高管理水平、通过提高管理水平增加企业效益的效果。
其次,助飞ERP系统进一步帮助天冰理顺了经营中的各关键业务流程, 使天冰的经营活动更为合理、 规范和高效。比较突出的几大流程包括对产品成本的核算、客户退货的管理、订单与出库排车管理、发票与应收帐款的管理,这些流程在实施前与实施后都有明显地不同,信息的准确性和及时性加强,纸张文件流转率降低了30%以上。不少员工感到以前比较杂乱的处理方式现在都有了有效的解决方案和保障手段。
第三、对客户仓库进行及时的库存监控, 是天冰实施助飞ERP的另一突出的收益。 通过信息的转换, 将客户(大卖场)的库存信息及时导入助飞ERP系统, 使天冰便捷、准确、及时地了解到客户对天冰产品的日销售情况,以及畅销品、滞销品、库存周转率等重要数据, 使天冰在考虑出库数量以及生产数量等经营决策上更具针对性和准确性,天冰希望通过这一功能能降低企业30%的库存,退货的数量也要降低到原来的40%以下。这种把供应链前端的信息集成到企业的经营过程中,不仅为天冰的发展提供了信息方面的优势,更重要的意义在于天冰未来经营模式可以从“以产定销”向“以销定产”进行转变。
最后助飞ERP系统中强大的物流功能还帮助天冰解决了原有系统根本不能解决的排车问题。 根据天冰的需求,助飞把物流模块中的排车系统无缝地集成到销售的整个业务流程中去,成为分销管理的一环, 在充分利用客户信息的基础上, 对货物的重量, 体积与运输车辆的载重量进行比较计算, 使得用户根据客户所在的地区,运载货物的多少, 安排车辆及行车路线, 大大提高了排车出货的效率,降低了运输成本。

结束语

根据以前的信息化应用历史,天冰食品公司意识到想一步到位,对于他们目前所基于的管理基础和人员素质来说是非常困难的,只能是通过循序渐进、逐步积累的方式进行信息化的建设。套用乐工的一句话“只有让他们慢慢尝到信息化的甜头,慢慢离不开信息化,才能逐渐地加大信息化应用的力度和范围,避免一开始就因为过多的阻力而夭折。”
天冰公司在信息化方面的成功案例在另一层意义上也表明,信息化实际上并不是难事,信息化也不是一个昂贵的奢侈品,特别是在助飞ERP模式下,信息化是一种“平民化的消费品”,完全可以为众多中小企业所承受。


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