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康源制药ERP成功之路

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制药企业现状与发展前景

湖南康源制药有限公司位于风景秀美、投资环境优越的浏阳生物医药工业园,园区直连长永高速,紧邻黄花机场,交通十分便利。公司现有非PVC软袋输液生产线三条、PP塑料瓶输液生产线二条,其生产工艺、设施及产品质量目前处于国内领先水平。公司在建单室双管软袋输液生产线一条、双室袋输液生产线四条,竣工认证后,软袋输液生产规模堪称亚洲第一。
公司自成立以来,一直保持着快速增长、 高速发展的势头, 尤其是近两年随着产品的多元化以及品牌建设的努力,已经成为同行中的翘楚。自此传统手工管理模式已经很难满足公司现代化的管理需求,成为公司发展的最大制约瓶颈,于是公司全体领导下定决心引进ERP信息管理系统,以便为公司的发展铺就一条高速大道。

制药企业管理需求

经过助飞公司技术人员两周的细致调研,发现康源制药传统的手工管理模式主要存在以下几大问题:
1、发货单难以管理控制。发货单是用来在不能确定销售发票的情况下所开的一种单据,是制药企业经常采用的一种单据,发货单通常应该在一定的周期后转为销售发票,但由于缺乏严格的监督机制,业务员会出现不开销售发票、少开销售发票、延期开销售发票等情况,而公司也会觉得发货单难以管理,觉得对发货单的管理会越来越力不从心。
2、应收账款统计不准确。由于制药企业通常采用发货单发货,而财务记账是以发票为准,财务统计出的应收账款只包括形成发票后的金额,而且对于发货单则无法监控,对于公司实际应收账款则是依靠手工计算,出现差额是在所难免。
3、财务部不能对仓库的库存进行监控。公司通常都会采用发货单发货,仓库的实物库存出库则是按照出库单(或发货单)出库,这样导致财务库存和实物库存无法核对。
4、销售结算依靠手工,或只是部分实施电算化,对结算员的监督不够,对所结算的数据没有依据,并且随着时间和业务量的扩大,业务也在不停发生变化,该差额的对账工作将会变得难以完成。
5、销售政策的制定缺乏数据支持,成本核算缺少足够的方法和数据支持。公司在制定销售政策的过程中,往往会预先估算该销售政策所能带来的毛利,但对于该政策是否能实现该毛利则不能确定。存在盲目采购、库存积压、仓库批次管理混乱等手工管理不可避免的缺陷。
6、车间监督能力不强,对车间核算只能依靠车间核算员。公司由于行业的特殊性,针对某一批次制成成品后是较难推算出实际耗用的各种原材料的量,公司管理人员和财务人员进入车间的次数也会比传统行业少得多,所以在管理层对车间的核算和监控力度会比传统行业相对较弱。针对这种情况就会容易出现车间材料浪费、人员工资核算混乱且难以管理的现象,如果没有很好的管理手段,车间的管理比较容易出现真空。

制药企业管理与信息化

针对具体的情况我们的研发人员根据康源制药的实际运作情况定义了工作流,并且就其单个环节的具体流程上作出了适当的调整,并对调研得到的问题做出了一一的解决。
1、发货单难以管理的解决方案。我们在采用发货单进行发货的同时,通过系统自动记录了“开发货单未开发票”,“开发货单未出库”,“开销售发票未出库”,“出库未开销售发票”四种情况,该四种情况统称未达账,系统在台账和应收账款上详细列出该未达账所对应的金额,并且每次在发货时系统实时考核以上未达账是否超过了规定的天数,从而有效的解决了发货单难以管理的现象。
2、应收账款统计不准确的解决方案。在通过以上方法管理发货单后,企业应收账款有以下公式:应收账款 = 销售发票金额 + 开发货单未开发票金额.但财务账面反映的应收账款:应收账款 = 销售发票金额.所以系统应该保存一种和财务的核对机制,即能够在每月未关账后,系统自动核对财务应收账款和销售过程中形成的应收账款(该应收账款应该减去开发货单未开票的金额)的金额。通过这种月末自动核对机制,能够有效解决了企业应收账款不准的现象。
3、财务部完成对仓库的库存监控的解决方案。通过调研分析,我们得出以下公式:财务库存 = 实物库存 + 出库未开票 – 开票未出库。系统能够在月末自动得出“出库未开票”和“开票未出库”数量,并且自动形成库存报表。在该报表中确认企业财务库存和实物库存数量,用来和财务部财务软件的存货核算系统进行核对,并且在您不是采用我们的财务软件时,我们的应用集成系统也能够将财务部的各种财务软件集成至我们的系统。从而保证在财务库存和实物库存出现差额后自动核对。
4、销售结算解决方案。我们通过开放的考核结算模块能够将结算政策自动定义到省公司、客户或个人、在形成销售发票时,其结算政策的优先级是个人或客户优先于省公司的政策,并且在结算员进行最终结算时,如果结算员不按照结算政策进行结算,改动结算后的结算金额,系统会自动要求结算主管核对,否则该笔结算业务不能发放,不能进入结算发放系统。
5、加强销售控制能力,对各省公司、办事处和业务员的销售活动情况准确动态实时的反应的解决方案。系统在对每笔发货时,如果该业务员存在陈欠款或欠款额度超过信用度,则要求该发货单进行审核,否则无法打印该发货单,且在进行结算时,系统自动提示该业务员存在陈欠款或欠款额度较大,会提示结算员进行扣款行为,从而保证企业资金的正常回笼,避免业务员欠款额过大的现象。对于区公司经理和省公司经理,系统会按照各自所管公司给予相应账号,能够通过互联网实时查询所管公司的销售、回笼、欠款、未达账、结算情况,从而能够通过该系统给销售经理以最好的支持和管理工具。
6、销售政策制定的数据支持解决方案。我们的制药企业应用系统解决方案能够给企业提供一种销售政策模拟运行的解决方法,能够将企业当年或前年的销售数据通过新的销售政策进行模拟计算,用计算结果和当年或前年的结算数据进行对比,从而确定企业该销售政策可以带来的毛利,使企业在制定销售政策的过程中变得有数据支持。
7、车间监督能力不强,对车间核算只能依靠车间核算员。通过我们的系统,能够将每月的排产按每批安排到天,并且每天由生产部计划员进行车间指令的安排,车间根据该指令进行领料,并且领料可以控制在一定的范围内,如果超过该范围则要求审核,从而有效的控制了每批药品的领料额度,而不是在总量上对车间进行控制或只是进行月末核算。系统要求记录每天的工时和车间设备的机时,根据公司的规则系统能够找出异常数据,避免车间考勤等方面的随意性,该记录也为成本管理系统和工资核算系统提供了依据,为公司进行全面核算提供了有效了保证。
8、成本核算系统解决方案。成本核算系统是完全根据康源制药的实际需求开发的,是制药行业专属的成本核算系统。在通过生产系统保证GMP要求的前提下,能够具体核算到每种药品的每个批次,通过和生产系统的交叉管理,保证每个批次的成本核算的正确、合理。对公司每个批次的成本控制都提供了追溯能力,从而保证公司的总体成本。
9、定义完善的工作流以及相关的单据引用流程,最大限度的减少数据输入量,降低劳动强度的同时,实现了从销售到生产到库存到采购的依次逆向拉动,从而实现了以销售为龙头,在采购和生产上做到有计划有依据有步骤的进行,既避免了盲目采购造成仓库存储压力和库存资金固化,又不会出现停工待料生产计划无法按时进展的问题。

系统实施与价值实现

康源制药通过实施助飞ERP系统,取得的经济效益与应用价值主要体现在以下几方面:
1、缩短产品制造周期和交货周期,由3个月缩短至1个月。
2、库存资金占用由原来的2000万降低到1600万元。
3、进一步降低产品成本,节约原材料30万元。
4、直接经济效益约300万元/年以上。
5、从产品订单、生产计划、物资计划、成本核算到生产经营管理的全过程,实现了信息集成。

结束语

经过再三的比对以及现场演示,康源制药最终选择了助飞ERP,看重的是其本土化以及定制开发的实力。公司领导深知没有本地化和二次开发,根本不可能完成公司的信息化系统建设,画虎不成反类犬,给公司的损失将无法估计。助飞ERP使康源制药不再存在信息孤岛,各个部门的人可以随时查阅到权限范围内的所有即时数据。给整个公司建立了一套高效便捷的信息渠道,大大提升了工作效率,为公司的进一步发展铺就了一条信息高速公路。


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