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一、医药行业概况
医药行业是我国国民经济的重要组成部分,是传统产业和现代产业相结合,一、二、三产业为一体的产业。其主要门类包括:化学原料药及制剂、中药材、中药饮片、中成药、抗生素、生物制品、生化药品、放射性药品、医疗器械、卫生材料、制药机械、药用包装材料及医药商业。医药行业对于保护和增进人民健康、提高生活质量,为计划生育、救灾防疫、军需战备以及促进经济发展和社会进步均具有十分重要的作用。
过去10年,中国医药产业稳定发展,医药工业产值增速始终高于GDP增速。我国医药行业生产、销售继续保持较好的发展势头,虽然增速放缓,但销售收入增长率仍将保持在20%左右,中国医药市场已成为世界上发展最快的医药市场之一。
国内医药行业飞速发展,在各个方面都取得了长足的进步。与此同时,医药企业也面临着严峻的竞争形势,规范管理、效率和成本是主要的生存压力。
就加强医药行业的现代化、科学化、制度化、规范化管理,提高行业整体素质和市场竞争能力而言,加强行业的信息化建设迫在眉睫。可以说,没有医药行业的信息化,就不可能有医药行业的现代化。
 
二、医药行业的主要特点
(1)医药行业同其它行业相比有"四高":高投入、高收益、高风险、高技术密集型。科研实力和市场营销能力成为医药企业的核心竞争力。
(2)药品生产必须严格遵循国家药品管理法规。1998年以来,国家在医药生产和流通企业中强制实施GMP、GSP、GCP、GAP等;对药品生产企业和药品经营企业分别实行生产许可证、经营许可证制度;对医药产品制订了药品注册制度;对中药、医疗器械等各子行业制定了不同的市场准入条件。
(3)制药行业属于流程工业,流程行业属于过程制造业,通常医药制造企业以批量或连续的方式进行生产。
(4)药品和化学试剂作为一种特殊的商品,时效性强,要严格控制其有效期,对批号的跟踪要求严格。
(5)产品质量稳定,对原产品要求纯度高, 经常需要配备多种检测手段进行各种使用试验。
(6)库存管理要求严格,由于药用物料的特点以及GMP管理的要求,对物料批号、状态、存放、收发、环境等提出了严格的要求。
 
三、医药行业的主要困扰
(1)生产和流通的一体化管理
由于行业背景关系,制药企业一般既有生产制造,也要负责药品销售。这一特点导致制药企业必须涉足医药生产和流通两个领域,而两个领域各有自己的管理特点,能否有效衔接好生产和流通环节,是决定制药企业经营成效的关键因素。
(2)配方管理和物料消耗的控制
制药企业的配方和工艺作为企业的核心技术,具备一定的保密性,需严格管控。同时配方也常作为物料消耗定额指导生产。
药品生产的原料种类很多,形态各异。有固体的、液体的或气体的;有挥发性强或稳定的;对于这些物料的收发存不易精确管理。
(3)联产品管理
部分制药企业还存在联产品问题。一次投入原料,产出多种商品或联产品。准确管理联产品及其成本分摊,是生产及成本管理的关键。
(4)GSP管理
国家为保障与人民生活健康息息相关的医药商品,对医药行业进行严格的质量保证要求。医药流通需遵循GSP(good supplying practices )规范。GSP要求医药企业严格审核进货来源、规范地管理存放药品、准确地追踪流向。要求企业必须建立一整套标准化的作业流程,并详细记录过程中发生的关键数据。企业需要投入大量的人力、物力来达到并执行GSP规范。因此迫切需要一套符合GSP制度的系统来规范监督医药企业日常业务工作,从而大大提高企业整体效率,让企业最终受益。GSP的一些基本要求如下:

  • 仓储分区管理

GSP要求医药在库内的摆放一定要根据药品的药性、配送状态、质量状态分区进行管理。例如从药品配送环节看,有临时储存区(待验区)、储存区、配送区、发货区等;从药品质量状态又可分为合格区、不合格区、复检区;从药品储存条件分常温库、阴凉库等。  

  • 批号效期管理和追踪

批号管理是医药行业的管理重点,药品必须有批号信息来记载其生产或失效日期。同时,一旦发现批次质量问题,还应保证能以最快的速度从流通环节回收相关药品。医药企业每天进出的商品众多,手工进行批号管理会耗费大量的精力,容易出现药品过期现象。

  • 质量检验记录

规范要求企业必须保留完整的质量检验记录。根据不同人员、不同时点、不同检验内容,检验记录又分为很多种。手工建立的台帐由于查询不便,很难发挥作用。
(5)GMP管理
GMP (good manufacturing practices )是生产企业药品质量管理规范。与GSP相比,GMP在生产工艺过程的质量、设备、基础设施管理等方面提出了更详细的要求。

  • 生产过程的质量控制

制药企业生产过程中的质量监控十分重要。必须明确适当的质量监控点进行实时快速采集质量信息,并快速反馈。保证整个生产过程符合产品质量标准。

  • 质量检验复杂

制药企业的质量检验一般包括检数和检量方式,物料检验指标也有多种,最终检测结果需要复杂的计算。检验人员往往需要花很长的时间才能出具检验报告,直接影响物料的入库效率。

  • 设备管理

优秀的品质依赖符合设计状态的正常运转的设备。GMP对生产和辅助设备也有严格的管理要求。
(6)分销管理容易失控
制药企业一般多会在全国大中型城市设置分销外点,各分销点负责企业产品在当地的销售业务。企业需要及时掌握外点库存、账款状况、资金、药品质量状况,以便调整生产和营销计划。原来手工作业配合电话传真的管理方式容易造成信息失真。既影响企业了解各地的实际经营状况,又不利于质量的保证与追踪。
(7)库存普遍过高,余缺不均
医药企业物料众多,每种物料的特性各异。在手工管理模式下,很容易造成账实不符,生产所需物料有余有缺。不合理的库存结构大量占用了企业有限的资金。
(8)品种多,一品多厂,商品分析需要细化
医药品种多,同一个品种又有很多生产厂家;产品划分比较复杂。对商品的描述需要从多个角度进行,例如,从功效分,从形态分,从中西药角度分等。从经营角度看,又需要作高档、低档,畅销、滞销等划分。只有对品种进行合理分析,才能更好创造效益。从目前医药企业看,这部分工作难度大,手工难以处理。
(9)价格体系复杂,手工难以处理
医药渠道复杂,对应价格体系也十分复杂。国家规定有批发价、零售价(指导价),企业内部有调拨价、实际批发价、实际零售价。对于不同客户同一品种有不同的价格设定,而对于同一客户同一品种依然存在不同价格策略(如数量折扣)等等。如此庞大的信息,手工是难以有效维护的,这最终将影响到商务环节的效率。
(10)返点和绩效考核
销售返点是医药行业的一大特色,作为实现销售目标的重要手段被医药企业广泛灵活的加以应用。为监督执行效果,企业必须全程及时跟踪协议执行情况,工作量相当大且困难。此外还需要对业务人员的业绩进行评估,考核的主要指标有回款额、账期、分品种确定提成比例等。
(11)流程审批过程比较多,手工操作效率低
由于医药价格体系复杂、相关法规管控等原因,很多业务流程都需要经历多步骤的审批环节。在手工方式下,人员要跑上跑下,经过多个环节后才可能完成,效率很低。
 
四、助飞软件医药行业解决方案
(1)医药行业的产供销一体化解决方案
针对制药分销企业的不同情况,助飞软件医药行业解决方案采用组件化技术,为不同企业提供完整的解决方案。主要由SCM、生产、分销、零售、财务等模块构成,辅以基础数据、系统参数设置功能,各模块既自成体系,也可以相互自由组合。对于具有多种业务型态的企业,整合上述相关模块即可形成一体化的全面解决方案。

 

 

(2)合理的配方管理;灵活的领料方式,简化操作的同时控制物料消耗
系统的BOM对应着医药产品的配方信息,还可以将物料对应的加工工艺信息进行关联,从而清楚地反映产品的配方和工艺信息。一旦配方或工艺发生变化,系统提供设计变更功能进行详细的信息变更追踪;并可通过权限控制相关信息的接触者。
不同物料的特性不同,在药品生产过程中的使用情况也不一样。操作者可以根据实际情况采取直接领料还是由系统根据成品入库情况自动扣料,从而简化操作。
(3)联产品产出与费用分摊
系统提供联产品与主产品的费用分摊比例定义,只要事先指定相应的联产品品种及费用分摊比例,在后续工单成本计算时系统就可以自动按照此比率去分担相应的费用,从而保证主联产品的成本准确性。
(4)流通企业的GSP管理
为了方便医药流通业的质量管理,系统提供了GSP系统模块。严格按照GSP法规的管理精髓,实现医药流通业的质量五关管控和相关的质量通报:

  • 进货渠道关

系统详细记录往来单位(客户/供应商)及药品证照管理;对首营企业和品种执行严格的审批流程;

  • 到货验收关

系统提供进货检验;销退检验;抽(送)检;不合格品管理;

  • 在库养护关

药品养护;质量复检通知;仓库温湿度纪录;仪器设备养护使用纪录;近效期催销表;

  • 出库复核关

  • 售后服务关

商品质量查询;商品质量反馈;商品质量事故;药品不良反应纪录;用户质量查询;用户质量投诉;

  • 其他管理功能

药品停售管理;客户限销管理;员工限销管理;
(5)制药企业的GMP管理
针对制药行业生产管理,系统提供了GMP模块。 与GSP相比,GMP模块更强调与药品生产相关环节的质量管理工作。具体有:

  • 生产管理

批生产记录管理,内容包括:产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者、相关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料使用计算、生产过程控制记录及特殊问题记录。
工艺过程管理,系统GMP模块可以跟踪到企业每一个工艺过程的质量信息,并根据标准自动判断是否合格。

  • 检验信息

质量检验报告书中,依每种剂型的药品需设定不同的检验内容,含计数及计量的检验标准,并加入样品图案,例如:产品说明书、标签等。
除了进料、工艺过程、入库、退货检验外,还包括洁净室、工艺用水、仓库温(湿)度、设备仪器的定期检验。
原料、在产品或产品,做留样检验,并设立对应的留样台帐。

  • 检验参数的计算

针对药品、原材料的检验提供了灵活的公式和合格标准设置,大大提高质检人员的工作效率。

  • 设备管理

系统提供了设备管理子系统,对众多设备进行管理,可以从设备请购开始,将设备采购调研、设备采购、设备调试、设备日常维护、设备维修、点检直至设备报废整个过程详细地加以管控;同时自动产生相关会计凭证。

  • 批号效期的全程跟踪

制药企业的批号管理从投产开始,成品入库、流通、消费全过程均需要准确跟踪,而制药企业的部分物料又是不需要批号管理的,系统都可以灵活支持。从计划开始,系统允许在下工单时就指定本次投产对应的批号,入库核对工单批号,销售也必须选择批号,从而全程实现对药品批号的跟踪。同时,提供保质期管理,自动换算失效日期,定期产生报表以对药品效期进行催销。

  • 库房、货位管理适应医药行业特色

系统针对医药仓储中的分区、分库管理要求,允许在系统中建立多库房、多货位,并提供相关报表反映库存商品的实际分布情况。
(6)为分销业务提供统一的管理平台,加强企业管控能力
医药企业的分销大致可以分为:医药批发和零售。系统针对不同的业务型态,提供了对应模块,以协助企业对各个分点进行管控。
通过集团分销模式,系统可以很方便地实现不同区域业务在一个数据平台上的运作。管理层就可以方便地了解分支机构的库存水平、销售收入、应收账款、资金留进留出、销售预测情况,从而提高管理水平。
门店系统实现医药企业高效的连锁配送业务。门店管理系统帮助医药连锁企业搭建零售平台、配送体系,并完成对药品的批号追踪;包含门店日常的所有业务:请货、验货收货、退回申请、退回出库、零售、零售退货;能够有效解决配送效率低下、药品效期问题、价格体系混乱、信息流通不畅等现象。
(7)通过ABC/呆滞/效期报警等多角度分析指导企业改善库存结构
系统提供诸多库存报表,通过多角度的分析,可以让管理者快速发现当前库存存在的问题,诸如库存商品销售价值分析,呆滞管理等;为尽快调整库存结构,优化库存资金占用提供极大的便利。
(8)品种繁多,需要从多个角度进行分类分析
医药企业的商品品种多,系统提供多至四个角度同时对同一品种进行分类、统计分析。每个角度的细分类提供用户自定义编码功能,由系统辅助建立资料。例如:企业可以同时从高档、低档及功效角度进行商品销售分析。
此外,医药企业物料的包装方式多种多样,系统支持一品种多包装的方式,事先定义物料多个包装单位之间的换算关系,即可在具体业务过程中,方便地使用各个包装单位,由系统自动换算存货数量。
(9)支持复杂的价格体系
系统可以记录商品的多种价格信息,如最高售价、最低售价、最高进价、最低进价、招标价、零售价等;还提供了历史进价和移动平均成本价,并可通过供应商/客户品种价格信息定义来维护特殊的价格信息,还可以采取固定价格和以订货量定价(分量计价)两种方式。
在销售业务中,系统可以为每个客户定义一个折扣率,同时还可以定义销售价格的取价顺序。以保证新产品或新客户也能自动带出合理的价格信息。
此外系统还提供限价控制,一旦采购价格或销售价格达到某设定值,系统就会自动进行操作限制。
(10)详细记录每笔折扣和业务员业绩信息,方便企业考核
系统可以很方便的记录下每笔业务详细数据,并做出统计分析,为企业评估返点效率提供依据。
系统的销售业务严格区分业务员和收款员,每一笔单据都追踪到相关的责任人。通过账期分析,管理者很清楚地掌握各个业务员或收款员的工作状况,方便进行人员绩效考核。
(11)改善医药企业的审批效率
配合系统工作流软件,企业可依实际情况灵活设置审批流程,通过电子化的单据流转,减少了找人签字的烦琐步骤,大大提升作业效率。
 

  • 应用效益

(1)全面涵盖企业管理的各个主要业务环节,为企业提供细致的过程化管控服务;从而加强管理、提高效率、降低成本、增强综合市场竞争力。
(2)实现管理模式和业务流程规范化、标准化、模式化。
(3)规范、统一集团基础数据,建立GMP/GSP等标准化模式,实现集团化复制。
(4)实现全面监控与追溯;建立财务动态预算管控体系;加强核心业务分析;有效控制库存占用;提高决策分析能力;提高管控能力。

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