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一、工程项目行业概况
随着市场经济的发展,工程项目建设企业面临的国内国际环境日益复杂,竞争更加激烈,企业的生产经营活动也出现多元化趋势,企业的业务领域涉足施工、设计、房地产开发等多个领域。
项目的承包形式也为多种多样。如:项目施工承包、项目管理承包、设计采购施工总承包等。因管理、经营范围、承包项目不同,企业面临的环境日益复杂,多项目、高风险、快变化、严质量、短工期、低成本已经成为行业的主要特征。
随着市场竞争更为激烈和白热化,使得一些技术落后、包袱沉重、管理不善的企业将面临着重组和破产。其中最引人关注的一个课题就是借助现代信息化技术及手段来辅助、改造企业的管理问题。目前相当多的大、中型企业正在或者已经开始了这方面的尝试。
 
二、工程项目行业的主要特点
(1)因管理、经营范围、承包项目不同,企业面临的环境日益复杂,多项目、高风险、快变化、严质量、短工期、低成本已经成为行业的主要特征。
(2)项目建设时间跨度长、涉及面广、过程复杂,内外部各环节链接运转难度大。
(3)项目越来越复杂,分包商、供应商多层级合作。
(4)多地施工、人员众多、种类复杂,管理难度大。
(5)项目具有投入大、生产周期长、投入后不可逆等特点,使工程项目建设的成本管理在整个实施过程中尤为重要。
(6)财务预算和决算出入大,成本难以即时掌握,项目利润降低。
(7)财务上,成本、利润的核算既以项目为核算对象,按项目核算成本,也以部门为核算对象,按部门核算成本。
(8)工程项目具有一次性的特点,没有完全相同的两个工程项目。即使是十分相似的项目,在时间、地点、材科、设备、人员、自然条件以及其他外部环境等方面,也都存在不同或差异。
(9)主动的售后服务、了解、收集客户反馈信息,对产品质量和技术的改进至关重要。
 
三、行业常见管理问题与解决方案
(一)在项目管理中的难点及助飞软件解决方案
※ 在项目管理中遇到的难点问题
(1)施工项目分散 
各个项目部与总部距离比较远,以及项目现场复杂、流动性大、施工中涉及的关联环节较多,企业集中管理难度大;人员、设备、材料等资源的统一采购、调度困难。
(2)工程涉及多方合作,关系复杂,造成往来结算不清、责任划分不清
工程项目行业有总包、监理、设计、施工、业主、投资方、各类材料设备供应商、专项分包商、劳务分包商等等,还有一些联营承包方、合作或者加盟的分子公司。这些复杂的交叉关系,决定了每个工程企业所处的商业环境都是独立无二的。如何理顺每个工程企业面临的复杂的合作关系,在其中有序的工作,是每个工程企业的老板都在追求的和谐状态。
(3)项目投入大
项目具有投入大、生产周期长、投入后不可逆等特点,使得成本管理在整个实施过程中尤为重要。
(4)成本难以控制
财务预算和决算出入大,成本难以即时掌握,项目利润降低。
(5)资料管理难度大
一个工程项目在过程中会产生很多资料,这些资料在交底时、变更时、决算时、验收时、给付时、交付时都是重要的依据,没有这些依据,怎么能保证工作的有效性,延续性。 
(6)信息沟通不畅 
公司部门、项目众多,缺乏有效的信息沟通与交流渠道,这必然增加了公司对施工项目成本控制、工程资源配置和标准化管理等工作的难度。公司对项目部只能是粗放型管理,难以深化,无法预测公司与项目的潜在风险;决策层精力有限,公司管理层面其它人员缺乏有效、及时应对环境变化的创新能力。
※ 助飞软件解决方案
(1)科学的项目管理
通过项目管理平台,建立以项目为主线的管理模式,连接所有业务流程,对公司的全部项目进行实时管理,完成施工项目的成本、质量、安全、技术、进度的综合管理,可以做到远程项目本地化管理。
(2)全面的预算管理
以项目预算为对象;以进度控制、成本控制、质量控制为主要目标;以现金流量预算为核心;以项目里程碑为预算周期节点。
(3)严格的成本控制
以项目收入为基准,通过计划动态管控项目支出,杜绝浪费,压缩不合理开支,从而确保项目利润。
(4)项目分包管控
按照成本计划(预算)管控分包合同;按照分包合同、施工进度和施工质量管控结算。
(5)项目材料管控
按照材料计划(预算)和库存控制项目材料的申购。
统一采购由审批控制,项目采购受计划(预算)总量控制。
按合同或结算单验货入库,领料时按项目库存控制出库。
(6)项目人工(施工队)管控
按照成本计划(预算)管控人工合同和零星签证。
按照人工合同、施工进度管控生活费和结算。
(7)实时的项目进度控制
项目进度控制主要管控进度填报、施工日记、施工签报和质量控制等。各项目现场的进度数据可以以实时在线的方式统一保存到公司总部的服务器,方便管理人员准确了解项目进展,也能为后续的款项结算提供准确的审核依据。
(8)科学、规范的资料管理
对工程项目中的图纸、合同、合格证等各种纸质资料,以及现场照片、监控录像等电子资料实现科学、规范的管理。
海量化档案库:实现电子档案和资料的海量化存贮。
规范化业务流程:资料归档流程、实体资料的借阅与归还、应归还资料预期提醒。
归档计划与归档核查:保证应归档资料不会缺失。
方便快捷的检索与查询:档案和资料的在线检索和查询、档案目录的检索和查询、电子资料的在线下载。
 
(二)在采购管理中难点及助飞软件解决方案
※ 在采购管理中遇到的难点问题
(1)采购配额管理困难
对于一些关键材料出于质量、施工需要及价格平衡等考虑普遍由两家以上的供应商进行供货,并针对每个供应商设定一定的采购配额,而对于采购量如何按照配额进行分配则是一个较为烦琐的问题。
(2)供应商的评估
物料计划困难,材料厂商众多,一个材料可以有三、四家或更多的厂商供货,如果厂商不按时交货,交早会造成仓库堆积,增加储存成本和损坏机率,交迟则会造成停工待料;或虽按时交货,但品质不佳,一方面增加了检验成本,一方面影响施工。在价格方面,实际执行的采购价是否能和公司的核定价一样,也是管理者担心的问题。而完成一张客户订单,涉及数十或数百家供应商,任何一家供应商出现问题都会给公司带来莫大的损失,所以如何评估筛选出优秀的供应商是行业的重要考量点。
(3)VMI管理困惑
近年来,工程行业越来越开始普遍流行VMI的业务模式,VMI是通过设置VMI物理仓,用以存放代管料品,定期依据消耗的代管物料品种(分供应商)和数量,作为开票通知单或者消耗清单用于统计或者发给供应商做开票依据。而如何通过信息化系统来满足这种虚仓的管理和结算是企业遇到的一个问题。
※ 助飞软件解决方案
(1)全方位的供应商评比
自动有效的供应商考核和采购计划自动分配功能,通过系统有效防止采购员舞弊。
系统能自动根据采购按时交货率、质量合格率、价格差异等统计数据和设置的参数对供应商进行汇总考核打分,然后自动根据考核分数进行采购计划分配。
此外,针对不同的供应商可以实现对采购物料做最高进价的控制,并能够实现多种取价策略和现场调价的功能。
(2)完善的物料采购计划功能
系统可依据各种基础设置,如BOM(产品物料清单)、损耗率、取替代料、材料生失效日期、采购提前期、检验时间、最少采购量、包装量等,考虑系统中已开立的单据或制定的预测,自动计算产生生产计划和采购计划,并可提供多个计划进行对比。
 针对紧急的采购或施工,进行特殊标示,以便后续部门进行特殊处理。
(3)配额管理
通过配额算法,将采购需求(MRP/MPS采购计划、ROP采购计划、申请单)在多个供应商间进行分配,批量生成采购订单。同时可以考虑各种供货约束。
系统提供了两种配额算法:简单比例配额和累计比例配额。
简单比例配额就是在对供应商进行配额计算时,不考虑该供应商的历史供货量,严格按照供应商的配额比进行计算。累计比例配额是在对供应商进行配额计算时,要考虑该供应商的历史配额量。这种配额方式追求的目标是在一段时间内,对某一个存货,各个参与配额的供应商的实际采购量维持在其规定的配额范围内(即所规定的配额比例)。也即每次配额时,实际完成率最低的优先分配。
(4)VMI代管仓管理
VMI代管(VMI)是国内目前普遍存在的一种先送货,后按消耗结算的采购业务模式。它的主要问题是解决供货需求双方消耗统计和处理。
通过设置VMI物理仓,用以存放代管料品,并针对出入库收发类别设置参与代管消耗计算与否的定义 ,系统可以依据消耗的代管物料品种(分供应商)和数量,作为开票通知单或者消耗清单用于统计或者发给供应商做开票依据。
VMI管理可以有效减少库存占用、提高库存周转、极大降低缺货损失、加强供应链整合效率、加快库存对帐准确率、提高结算速度。
(5)料件认可管理
系统提供料件认可管理功能,可指定某些材料需使用哪些固定生产厂家的品牌,以满足企业管理需求。
 
(三)在库存管理中难点及助飞软件解决方案
※ 在库存管理中遇到的难点问题
(1)库存齐套管理麻烦
由于设计/计划变化频繁,因此经常需要按项目来统计库存材料的齐套量,以便计划人员能快速判断计划的合理性、可行性并作出正确的决策。
(2)盘点管理困难
材料型号规格多,使得盘点工作繁重;盘点周期长,需要现场停工,仓库冻结,严重影响正常作业。
(3)容易产生材料呆滞和积压
造成呆滞料的原因很多,有时因设计变更;有时因产品版本更新频繁,旧材料不再使用;有时是因为供应商的最低起卖量超过了需求量;有时是因为实际施工用料低于标准损耗率;有时是因为仓库把关不严,超收厂商材料等等,因此如何防止呆滞料,发生了呆滞料后如何尽早提醒管理者就很重要。
※ 助飞软件解决方案
(1)支持批次管理和条码管理应用功能
能做到物料按批次、先进先出/后进先出管理,并且具有条码管理的应用功能。
针对部分行业客户的需求,系统提供了批次管理和条码管理应用功能,使需要做到物料批次追溯和需要使用条码的企业能通过系统有效规避因质量问题引起的企业危机。
(2)支持安全库存、最低库存、最高库存、最小采购批量等管理需求
考虑到行业的原材料市场价格及供应问题,系统可以根据企业的需要在排物料需求计划时是否考虑安全库存和最小采购量,同时当物料库存低于最低库存或高于最高库存时系统自动报警提示。
(3) 完整的盘点管理
系统提供完整的盘点管理功能,提供定期和周期的盘点方式,针对周期盘点系统可以对到盘点周期的存货进行预警;可依据仓库、批次、存货类别、失效日期来产生盘点表,盘点时即可以对普通仓库产生盘点表也可以针对倒冲仓库产生盘点表,实盘数据录入完成后,系统可自动产生盘盈损报表并调整库存。
(4)物料齐套分析和物控跟踪功能
当准备投料施工前,通过系统的齐套分析功能在一分钟之内即可掌握物料是否齐套,哪些物料的库存还有欠缺,可以减少停工待料。
通过系统的物控跟踪功能,让计划人员轻松掌握每一个项目的物料总需求、已发数量、欠发数量等数据,使计划人员真真做到有数据可依。
(5)多种库存分析和预警
系统提供了多种库存分析和预警功能,可以对安全库存、超储库存、短缺库存、库存积压和呆滞状况进行各种库存储备分析,并且可以通过预警应用平台在库存可用量低于最低库存量或高于最高库存量的情况进行预警和控制,为用户提供预警信息和出入库控制,以避免库存储备积压、短缺、过高或过低的状况发生。
 
(四)财务管理难点及助飞软件解决方案
※ 在财务管理中遇到的难点问题
(1)需要有针对性的信用额度管理
行业客户的业务交易复杂,有的付有票期的支票,有的付指定的某几笔,有的付款与欠款用不同币别,有的项目验收时间长要分期结账,有的是好几家子公司交易,统一跟总公司结账。那就要求在掌握这些信息的基础上,再来依据不同的客户制定不同的信用额度并实时依此控制,这样才能尽量避免损失。
(2)应收账款管理困难
行业客户普通应收账款的收款周期较长,需要针对客户制定不同的收款规则并进行管理。
(3)成本计算不准确
 国内通常采用实际成本法。在实施项目管理过程中通常会发生一些费用、材料以及人力成本等的支出,手工核算难度大,且容易出现误差。
※ 助飞软件解决方案
(1)信用额度控制和应收账款管理
系统强调应收账款的事前控制,良好的事前控制可以规避80%的应收风险。系统可以对客商设定信用额度和信用期限,在实际开单及查询中能够得到体现。系统提供了严谨的信用额度管理,完整覆盖了客户的交易过程,包括接单、出货、结账、支票、兑现;还能够随时提供按客户或业务员的应收账款(出货明细)、收款明细汇总等报表,方便对账;并可提供账龄分析,便于管理。
系统提供对于进行信用期限控制的客户,可以在发货单或发票上选择收付款协议,根据收付款协议计算到期日,系统按到期日控制信用期限。在货龄分析时,增加对到账日和立账日的分析报告
(2)成本核算
针对项目型企业,系统提供了项目成本核算,能够按不同的项目归集和分配成本。
系统通过成本管理模块来管理与项目相关的各项成本支出,并通过后续的成本分析模块来实现对项目成本的监督与控制。
 
 

应用效益
(1)有效控制项目成本,实现项目利润最大化
(2)实现企业对所有项目的实时监管
(3)提高企业的知识管理能力和辅助决策能力
(4)实现企业信息高度共享,提高日常事务处理效率
(5)优化企业资源,实现企业利润最大化
(6)改善企业工作及业务流程,固化优秀的管理模式

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